Fagfrokost · Video og podcast
5 væsentlige krav til din dokumentation, der er afgørende for din position
Dokumentation virker bedst, når den skabes tidligt, er enkel at forstå og giver modparten mulighed for at reagere. Få styr på bevisbyrde, varsling og løbende opfølgning, før uenigheden vokser.
På 2 minutter
Det får du med
- Afklar først, hvem der skal bevise hvad – bevisbyrden er forskellig for ekstraarbejder, mangler og tidskrav.
- Dokumentér og varsle, mens forholdet kan undersøges og påvirkes; samtidige oplysninger står stærkere end materiale samlet bagefter.
- Gør dokumentationen selvforklarende: årsag, konsekvens, ansvar og det ønskede næste skridt skal kunne forstås uden juridisk oversættelse.
- Tilpas dokumentationsformen til kravet: aftale- og omkostningsgrundlag ved ekstraarbejder, teknisk bevissikring ved mangler og løbende årsags- og tidsregistrering ved forsinkelse.
- Tag forbehold for følgevirkninger, der endnu ikke kan opgøres, og opdatér krav og økonomi, når konsekvenserne bliver kendte.
Faglig sammenfatning
Problemstillingen i praksis
Dokumentation er en del af projektstyringen
God dokumentation handler ikke om at samle flest mulige bilag. Den skal gøre et konkret forhold forståeligt, mens projektets parter stadig kan undersøge det, reagere og finde en praktisk løsning.
Hvem skal bevise hvad?
Udgangspunktet er ikke det samme for alle krav. Ved ekstraarbejder, mangler og forsinkelse er det derfor nødvendigt først at afklare, hvilken part der skal sandsynliggøre eller bevise de forhold, kravet bygger på. Den afklaring bør styre, hvad der registreres, og hvornår det sker.
Tidspunktet er en del af beviset
En enkel og samtidig registrering kan have større værdi end omfattende materiale, der først samles, når konflikten er opstået. Tidlig varsling giver samtidig modparten mulighed for at besigtige forholdet, begrænse konsekvenserne og tage stilling på et oplyst grundlag.
Gør materialet anvendeligt
Fotos, video, referater, tidsplaner og økonomi skal kunne forbindes med den konkrete hændelse. Beskriv årsagen, den forventede betydning for tid eller økonomi og det næste skridt, I ønsker afklaret. Dokumentationen bør så vidt muligt kunne forstås uden efterfølgende juridisk oversættelse.
Når konsekvenserne viser sig senere
Det er ikke altid muligt at opgøre den fulde virkning med det samme. Varsl derfor det kendte forhold, forklar hvilke følgevirkninger der fortsat er usikre, og opdatér grundlaget løbende. Det styrker både den fælles projektstyring og muligheden for at løse uenigheden, før den vokser.
