Når licitationsresultatet ligger markant over budgettet, opstår der hurtigt tre forskellige diskussioner: Var budgettet realistisk? Har rådgiveren reageret rettidigt? Og hvem skal betale for at få projektet tilbage inden for den økonomiske ramme?

ABR 18 gælder kun, hvis parterne har vedtaget regelsættet

ABR 18 gælder ikke automatisk for enhver rådgivningsaftale. Standardvilkårene skal være vedtaget af parterne, og tydelige fravigelser i rådgivningsaftalen kan ændre udgangspunktet.

Den første kontrol bør derfor omfatte:

• rådgivningsaftalen og de aftalte fravigelser;
• rådgiverens tilbud og ydelsesbeskrivelsen;
• den økonomiske ramme og de tilhørende budgetforudsætninger;
• beslutninger om kvalitet, omfang og risikoreserver;
• godkendte fasebudgetter og ændringsoversigter.

Efter ABR 18 § 4 skal rådgivningsaftalen blandt andet tage stilling til opgavens økonomiske ramme og de budgetforudsætninger, den bygger på. Angår opgaven projektering, skal den samlede økonomiske ramme for projektering og udførelse også håndteres, hvis parterne har fastsat en sådan ramme.

Et enkelt beløb i et tidligt byggeprogram er derfor sjældent nok. Det skal kunne forklares, hvad beløbet omfatter, hvilket prisniveau det bygger på, hvilke risici der er indeholdt, og hvilke bygherrebeslutninger der senere har ændret forudsætningerne.

Budgettet skal opdateres gennem projektets faser

Hvis rådgiverens opgave omfatter budgettering, og bygherren har angivet en økonomisk ramme, skal rådgiveren ved opstarten gennemgå budgettet og dets forudsætninger. Det følger af ABR 18 § 9, stk. 3.

Budgetstyringen fortsætter derefter gennem projektet. Ved afslutningen af hver aftalt fase skal rådgiveren efter § 11, stk. 5, aflevere et opdateret budget, som viser den forventede pris på baggrund af den aftalte tidsplan, kvalitet og de ændringer, parterne har aftalt.

Bliver rådgiveren under en fase opmærksom på en væsentlig budgetoverskridelse eller en væsentlig risiko for den, skal rådgiveren straks give bygherren besked. Bygherren skal derefter anvise, hvordan projektet skal fortsætte.

Det gør fasegodkendelsen til et reelt beslutningspunkt. Bygherren bør ikke blot godkende projekteringsmaterialet, men også tage udtrykkelig stilling til:

1. det opdaterede budget og prisniveauet;
2. ændringer siden den seneste godkendelse;
3. risici og reserver;
4. mulige besparelser og deres konsekvenser;
5. om projektet kan fortsætte til næste fase.

Hvornår kan bygherren kræve vederlagsfri omprojektering?

Hvis entreprenørernes tilbud overskrider det senest opdaterede og godkendte budget, kan bygherren efter ABR 18 § 46, stk. 1, kræve, at rådgiveren uden ekstra honorar foretager omprojektering og udarbejder et besparelseskatalog.

Retten er ikke ubetinget. Rådgiveren kan efter bestemmelsen undgå den vederlagsfri omprojektering, hvis rådgiveren sandsynliggør, at overskridelsen ikke burde have været forudset, eller hvis omprojekteringen vil være forbundet med uforholdsmæssigt store udgifter.

Det afgørende er derfor ikke alene forskellen mellem budget og tilbud. Parterne må undersøge årsagen:

• Er prisniveauet ændret på en måde, som ikke med rimelighed kunne forudses?
• Har bygherren udvidet omfanget eller kvalitetskravene?
• Er budgetforudsætningerne blevet ændret eller forældede?
• Har rådgiveren undladt at opdatere mængder, priser eller kendte risici?
• Indeholder tilbuddene ydelser, der ikke lå i det godkendte budget?

Under udførelsen kan § 46, stk. 2, også blive relevant. Hvis nødvendige ekstraarbejder som følge af projekteringsfejl eller -mangler skaber en budgetoverskridelse, kan bygherren efter påkrav kræve vederlagsfri omprojektering, hvis besparelser er nødvendige og mulige. Også her gælder en grænse ved uforholdsmæssigt store omkostninger.

En budgetoverskridelse er ikke automatisk et tab

Det er vigtigt at skelne mellem budgetansvar og erstatningsansvar. At byggeriet bliver dyrere end forventet, dokumenterer ikke i sig selv, at rådgiveren skal betale forskellen.

Et muligt erstatningskrav kræver blandt andet, at rådgiveren har begået en ansvarspådragende fejl, at bygherren har lidt et dokumenteret tab, og at der er den nødvendige årsagssammenhæng. Hvis den ekstra udgift har givet bygherren en ydelse eller værdi, som under alle omstændigheder skulle have været betalt, er hele merudgiften ikke nødvendigvis et erstatningsretligt tab.

Hvis rådgiveren ved en fejl har glemt en ydelse i projektet, indeholder ABR 18 § 49, stk. 2, en særlig regulering af den mistede konkurrencefordel. Bestemmelsen kan efter sine betingelser føre til konventionalbod eller en erstatningsopgørelse. Den må ikke forveksles med et generelt krav på at få enhver budgetoverskridelse dækket.

Læs også Nexus’ vejledning om rådgiveransvar i byggeprojekter og om placeringen af ansvaret for projektfejl.

Sådan bør parterne reagere på et budgetbrud

Når tilbuddene overskrider budgettet, bør projektorganisationen etablere ét fælles økonomisk billede, før der træffes beslutning om besparelser eller ansvar.

En praktisk proces kan være:

1. Fastlås det senest godkendte budget og dets forudsætninger.
2. Sammenlign tilbuddene post for post med budgettet og mængdegrundlaget.
3. Udskil bygherreændringer, markedsudvikling, projektfejl og glemte ydelser.
4. Registrér, hvornår risikoen blev eller burde være synlig, og hvilke meddelelser der blev givet.
5. Tag skriftligt stilling til, om § 46 påberåbes, og hvilket besparelsesarbejde der ønskes.
6. Beskriv konsekvenserne for kvalitet, funktion, myndighedsforhold og tidsplan, før besparelser godkendes.
7. Reservér eventuelle krav uden at blande dem sammen med den akutte beslutning om projektets videreførelse.

Arbejdet bør også kobles til udbudsmaterialet og de modtagne tilbud. Ellers risikerer parterne at omprojektere på baggrund af en totalsum uden at vide, hvilke forudsætninger der reelt har flyttet økonomien.

FAQ om budgetoverskridelser efter ABR 18

Er rådgiveren ansvarlig, fordi det billigste tilbud ligger over budgettet?

Nej, ikke automatisk. Årsagen til overskridelsen, rådgiverens aftalte budgetydelse, de godkendte forudsætninger, senere ændringer og muligheden for at forudse prisniveauet skal vurderes konkret.

Kan bygherren altid kræve gratis omprojektering?

Nej. ABR 18 § 46 opstiller betingelser og undtagelser. Aftalegrundlaget og eventuelle fravigelser skal desuden kontrolleres, før kravet fremsættes.

Skal bygherren reagere skriftligt?

Ja. Hvis bygherren vil påberåbe sig en mangel eller et muligt ansvar, skal rådgiveren efter ABR 18 § 47 have skriftlig besked inden rimelig tid efter, at forholdet er eller burde være opdaget. Meddelelsen bør beskrive det konkrete forhold og ikke blot konstatere, at budgettet er overskredet.

Fra budget til styrbar beslutning

Et budgetbrud kan kræve hurtige besparelser, men den juridiske og økonomiske analyse bør ikke reduceres til én differencelinje. Den stærkeste beslutning bygger på den aftalte ramme, de løbende fasebudgetter, ændringerne, tilbuddenes konkrete poster og dokumentationen for, hvornår risikoen blev kendt.

Jo tidligere parterne adskiller projektstyring fra ansvarsvurdering, desto bedre er muligheden for både at få projektet videre og bevare grundlaget for en senere juridisk vurdering.