AI kan på få minutter gennemgå byggemødereferater, mails, tidsplaner og tilbudslister og pege på et muligt krav. Det er værdifuldt, når dokumentmængden er stor. Men en velformuleret AI-analyse er ikke det samme som et dokumenteret krav. Hvis resultatet skal bruges over for en bygherre, entreprenør eller voldgiftsret, skal projektteamet stadig kunne vise, hvilke kilder analysen bygger på, hvad der er sikkert, og hvor der er behov for en juridisk vurdering.

AI-output er et arbejdsprodukt – ikke et bevis

En AI-opsummering dokumenterer ikke i sig selv, at en instruktion blev givet, at en ændring blev bestilt, eller at en meddelelse blev sendt rettidigt. Beviset ligger fortsat i de oprindelige dokumenter: den konkrete mail, det godkendte referat, den relevante tidsplan, billedet med de tilhørende oplysninger eller den underskrevne aftaleseddel.

Derfor skal AI-resultatet altid kunne føres tilbage til kilden. Hvis værktøjet skriver, at “bygherren godkendte ændringen den 14. maj”, skal en kontrollant hurtigt kunne åbne det dokument og det tekststed, som udsagnet bygger på. Kan man ikke det, har man højst et spor, der skal undersøges – ikke en konstatering, der bør sendes videre.

Start med et afgrænset spørgsmål og et låst kildesæt

De bedste resultater kommer sjældent af at lægge hele projektrummet ind og bede om “alle krav”. Opgaven bør afgrænses til et bestemt spørgsmål, en bestemt periode og kendte dokumentversioner. Det kan eksempelvis være: Find alle meddelelser fra uge 18–22, der kan vedrøre ændringen af ventilationsføringen, og angiv dato, afsender, modtager, dokumentnavn og direkte tekstgrundlag.

Versionsstyringen er afgørende. Hvis AI analyserer en forældet tidsplan eller et udkast til et referat, kan selve bearbejdningen være korrekt, mens konklusionen stadig bliver forkert. Registrér derfor på forhånd, hvilke filer der er gældende, hvilke der er udkast, og hvilket tidsrum analysen dækker.

Et eksempel: Den mulige ændring, som ligger spredt i fem systemer

Entreprenøren mener, at en ændret føringsvej har udløst ekstra projektering, materialer og arbejdstid. Forløbet findes i en række mails, to byggemødereferater, en markeret tegning, fotos fra pladsen og en senere faktura. AI kan hjælpe med at opstille kronologien og markere, hvor dokumenterne omtaler instruktion, konsekvens, pris og tid.

Men værktøjet kan ikke alene afgøre, om meddelelsen kom fra en person med den nødvendige bemyndigelse, om arbejdet allerede var omfattet af kontrakten, eller om parterne havde fraveget standardvilkårene. Det kræver kontrol af det konkrete aftalegrundlag. Ved AB 18 bør analysen blandt andet holdes op mod reglerne om ændringer i arbejdet, pris og tid efter en ændring og de aftalte fravigelser. AB 18 gælder kun, hvis betingelserne er vedtaget, og parternes kontrakt kan ændre udgangspunktet.

Fem kontroller før AI-resultatet bruges

1. Kontrollér kilden. Hvert vigtigt faktuelt udsagn skal have en præcis henvisning til originalfil, dato og tekststed. Brug ikke AI’ens gengivelse som erstatning for dokumentet.
2. Kontrollér fuldstændigheden. Undersøg, om relevante mapper, kanaler og dokumenttyper mangler. Et klart svar på et ufuldstændigt materiale kan være mere vildledende end et forsigtigt svar.
3. Adskil fakta, antagelser og jura. Bed værktøjet markere, hvad der står direkte i materialet, hvad det udleder, og hvilke spørgsmål der kræver menneskelig vurdering. Det gør efterkontrollen hurtigere.
4. Læs aftalen før konklusionen. Et krav kan ikke vurderes isoleret fra entrepriseaftalen, dokumenternes rangorden, fravigelser og procedurer. Brug Nexus’ egne sider om aftalegrundlaget og ekstraarbejder og ændringer som indgang til den juridiske kontrol.
5. Placér en godkender. Angiv, hvem der skal godkende kronologi, beløb, årsagssammenhæng og juridisk standpunkt, før teksten sendes ud af projektorganisationen. AI må ikke blive en genvej uden et tydeligt ansvar.

Brug AI til det, værktøjet er godt til

AI er særligt nyttig til den første sortering: at finde gentagne emner, sammenligne versioner, udtrække datoer, foreslå en kronologi og opdage, at et bilag eller et svar ser ud til at mangle. Det kan også hjælpe med at omskrive en intern note til en klar disposition med felter for aftalegrundlag, hændelse, varsling, konsekvens, dokumentation og beløb.

Den juridiske vurdering skal derimod forankres i det konkrete materiale. Det gælder eksempelvis, når et muligt ekstrakrav skal sammenholdes med aftalens ændringsprocedure, eller når en mulig forsinkelse skal vurderes efter AB 18 § 39 og de aftalte tidsbestemmelser. Her kan et overset forbehold, en ændret frist eller et senere referat ændre resultatet.

Aftal også, hvilke oplysninger der må behandles

Projektmateriale kan indeholde personoplysninger, forretningshemmeligheder, priser og fortrolige oplysninger. Før materialet behandles i et AI-værktøj, skal organisationen afklare behandlingsgrundlag, roller og aftaler med leverandøren, adgang og sikkerhed, opbevaring og sletning, brug til træning samt eventuelle overførsler til tredjelande. Materialet bør begrænses, anonymiseres eller pseudonymiseres, hvor det er muligt. Advokater og andre med en særlig tavshedspligt skal desuden vurdere, om brugen er forenelig med tavshedspligten, og om klientens eller en anden oplysningsgivers samtykke er nødvendigt. Brug kun løsninger og konti, som organisationen har godkendt.

Den stærke AI-arbejdsgang kan forklares på én side

En god proces skal kunne forstås af den kollega, der overtager sagen. Gem derfor opgaveformuleringen, listen over kilder, AI-resultatet og den efterfølgende kontrol samlet. Notér også, hvilke fejl eller mangler der blev rettet. Så bliver AI ikke en sort boks, men et dokumenteret arbejdsredskab, som projektteamet kan efterprøve og forbedre.

Det afgørende er ikke, om AI har været involveret. Det afgørende er, om projektorganisationen kan forklare og dokumentere vejen fra originalt materiale til den konklusion, der bliver brugt. AI kan spare tid i det arbejde – men fagligheden, aftalen og kilderne skal fortsat bære kravet.