En rådgiver bliver bedt om at “se på” en alternativ løsning. Derefter følger et notat, en ekstra model, et møde med entreprenøren og en ny myndighedsdialog. Hver enkelt handling virker beskeden, men tilsammen kan de udgøre en væsentlig udvidelse af rådgiverens ydelse.

Kort svar

Bygherren og rådgiveren bør løbende sammenholde nye opgaver med den aftalte ydelsesbeskrivelse, fase og forudsætning. Når opgaven ændrer karakter eller omfang, skal parterne afklare leverance, ansvar, honorar og tidsvirkning, før arbejdet vokser videre. En kort ændringsaftale er bedre end en lang efterfølgende diskussion om, hvad der “måtte forventes”.

Ydelsen findes flere steder

Rådgiverens opgave er sjældent beskrevet i ét dokument. Den kan følge af kontrakten, ydelsesbeskrivelsen, tilbuddet, projektmaterialet, mødenotater og efterfølgende beslutninger. Derfor er det ikke nok at spørge, om en aktivitet står i en generel ydelsesliste.

Undersøg også omfanget, detaljeringsniveauet, antallet af alternativer, de aftalte faser og de forudsætninger, som honoraret bygger på. En aktivitet kan være omfattet i én form, men ændret, hvis den skal gentages eller udføres på et væsentligt andet grundlag.

Fire tegn på at opgaven er ved at ændre sig

1. Nye forudsætninger. Bygherrens behov, budget, tidsplan eller myndighedskrav ændres efter, at rådgiveren har udført en del af arbejdet.
2. Flere iterationer. En løsning skal bearbejdes gennem flere alternativer eller beslutningsrunder end forudsat.
3. Ny detaljeringsgrad. Materialet skal anvendes til et andet formål og derfor have større præcision eller flere oplysninger.
4. Nye grænseflader. Rådgiveren overtager koordinering, kontrol eller projektering, som oprindeligt lå hos en anden aktør.

Ingen af tegnene afgør alene den juridiske vurdering. De bør udløse en konkret afklaring, mens parterne fortsat kan vælge, hvordan opgaven skal løses.

Brug en ændringsnote på én side

En praktisk ændringsnote kan indeholde:

• den oprindelige ydelse og forudsætning,
• den nye opgave eller det ændrede grundlag,
• den leverance rådgiveren skal udarbejde,
• afhængigheder og oplysninger fra bygherren eller andre,
• honorarform og eventuelt overslag,
• virkning for rådgiverens og projektets tidsplan,
• beslutningstager og godkendelsesdato.

Noten behøver ikke løse enhver usikkerhed. Hvis omfanget først kan fastlægges efter en indledende undersøgelse, kan parterne aftale den som et særskilt trin med et loft eller et nyt beslutningspunkt.

Pas på den gratis undersøgelse

Det kan være nødvendigt at undersøge en forespørgsel, før konsekvensen kan vurderes. Men også undersøgelsen er en aktivitet. Parterne bør afklare, om den ligger i den aftalte ydelse, hvor langt rådgiveren skal gå, og hvilket materiale undersøgelsen skal ende med.

Ellers opstår en skæv proces: Rådgiveren udfører en betydelig analyse for at kunne prissætte ændringen, mens bygherren opfatter analysen som en del af den oprindelige rådgivning. En tydelig afgrænsning beskytter begge parter og gør det lettere at vælge mellem alternativer.

Tid skal vurderes i mere end rådgiverens kalender

En ændret rådgiverydelse kan påvirke udbud, indkøb, udførelse og myndighedsbehandling. Derfor bør tidsvirkningen ikke alene opgøres som de ekstra timer, rådgiveren skal bruge. Beskriv hvilke beslutninger og leverancer der flyttes, og hvilken betydning det kan få for andre aktører.

Hvis arbejdet er tidskritisk, bør parterne aftale prioritering og eventuelle midlertidige leverancer. Det skal samtidig stå klart, hvilke forudsætninger en foreløbig løsning bygger på, så den ikke senere behandles som et færdigt projektmateriale.

Registrér beslutningen dér, hvor projektet arbejder

En accepteret ændring bør fremgå af både kontraktstyringen og den operative plan. Opdatér ydelsesoversigt, honorarprognose, leveranceplan og grænseflader. Hvis beslutningen kun ligger i en mail hos én person, vil resten af projektet fortsat styre efter den gamle opgave.

Hvis ABR 18 er aftalt uden relevante fravigelser, indeholder standardvilkårene den overordnede ramme for ændringer i rådgiverens ydelser og deres følger. Den konkrete rådgiveraftale, ydelsesbeskrivelsen, honorarformen, forudsætningerne og eventuelle fravigelser skal altid kontrolleres.